Během prvního kvartálu rozeslal stát všem podnikajícím fyzickým osobám (a některým dalším subjektům) obálky s přístupovými údaji do datové schránky, kterou jim ze zákona zřídil. Celkem jich byly asi dva miliony, přibližně 300 tisíc z nich ale zůstalo nevyzvednutých. Jiní je sice vyzvedli, ale do schránky se ještě ani nepodívali. Mají, či nemají tedy datovou schránku? A je, či není funkční?

Finanční správa uvádí, že ke zpřístupnění datové schránky standartně dojde tím, že se do ní poprvé přihlásíte pomocí svých přístupových údajů. Pokud jste se ale do své datové schránky nikdy nepřihlásili, platí, že patnáctým dnem po doručení přístupových údajů byla vaše datová schránka zpřístupněna automaticky. K doručení přístupových údajů tedy mohlo dojít nejen tak, že jste si na poště převzali zásilku, ve které vám ministerstvo vnitra zaslalo přístupové údaje, ale i v případě, že jste si tuto zásilku do deseti dnů od jejího uložení nevyzvedli. V takovém případě se přístupové údaje považují za doručené desátý den od uložení zásilky. Ke zpřístupnění vaší datové schránky mohlo dojít i v případech, kdy jste se o uložení zásilky s přístupovými údaji nedozvěděli nebo jste si zásilku do deseti dnů nevyzvedli a do datové schránky jste se nikdy nepřihlásili. V takovém případě totiž nastala tzv. fikce doručení po deseti dnech. A po patnácti dnech pak fikce zpřístupnění datové schránky.
Pokud přístupové údaje nemáte, není třeba panikařit. Nové můžete získat na Czech POINT. Obejdete se ale i bez nich. Do datové schránky se totiž lze přihlásit i jinak, například identitou občana (typicky prostřednictvím Bank ID, tedy bankovní identity). Bližší informace lze nalézt na webu mojedatovaschranka.cz.

Kdo vám bude psát

Kromě zpráv od úřadů, soudů, exekutorů nebo jiných orgánů veřejné moci lze datovou schránkou přijímat a samozřejmě posílat další zprávy. Zákon totiž automaticky umožňuje všem osobám používat datové schránky také pro zasílání a přijímání tzv. poštovních datových zpráv (obdoba doporučených dopisů). Tedy datových zpráv, které odesílá fyzická nebo právnická osoba jiné fyzické či právnické osobě. Jinými slovy jde o komunikaci mezi soukromými subjekty. Přes poštovní datové zprávy tak lze posílat například faktury, upomínky, smlouvy či objednávky. Zkrátka to, u čeho chcete právně prokázat, že jste dokument odeslali v pořádku a včas. Komunikace prostřednictvím datových schránek s orgány veřejné moci je bezplatná. Komerční zpráva adresovaná například bankám, pojišťovnám, dodavatelům energií a podobně je zpoplatněná. Cena za odeslání jedné poštovní datové zprávy je deset korun. Všechny datové schránky fyzických osob (občanů), fyzických podnikajících osob a právnických osob mají automaticky povolený příjem poštovních datových zpráv. Pouze fyzické osoby si ale v nastavení schránky mohou jejich příjem deaktivovat. Ostatní tuto možnost nemají. Proto je velmi důležité datovou schránku pravidelně kontrolovat. Platí zde totiž fikce doručení. ‚‚To znamená, že pokud vám přijde nějaké oznámení, je po uplynutí deseti dnů považováno za doručené i přesto, že jste si zprávu nepřečetli,“ upozorňuje partner poradenské společnosti V4 Group Michal Jelínek. ‚‚Pokud nechcete datovku stále kontrolovat, je možné si nastavit notifikace o doručení zprávy prostřednictvím e-mailu či SMS.“

Datový trezor

V potaz je třeba vzít také fakt, že zprávy jsou v datové schránce k dispozici po dobu devadesáti dnů. ‚‚Po této době zprávy prostě nenávratně zmizí,“ zdůrazňuje ředitel ATLAS software ve skupině Atlas Group Michal Kocanda. Ke zprávám starším než 90 dní se tak přes datovou schránku už napřímo nedostanete. Řešení ale existuje. Datovou zprávu a potvrzení o odeslání a doručení si můžete stáhnout do počítače a uložit. Dokumenty lze stáhnout ve formátu .PDF nebo ještě lépe jako .ZFO. Tento formát umožňuje jednotlivé odeslané soubory i znovu otevřít a zobrazit. Budete k tomu ale potřebovat odpovídající program (aplikaci). Finanční správa na svém webu také uvádí možnost archivovat datové zprávy na Portálu občana.
Další možností je přesunout datové zprávy do datového trezoru. Aktivovat si ho můžete v nastavení datové schránky. Tato složka už je ale zpoplatněná. Kromě toho existují na trhu i další komerční služby, které nabízejí nástroje pro správu datové schránky a archivaci datových zpráv, například Manažer datových schránek.